Что вас интересует?

ГЛАВНАЯ | СТАТЬИ

Как правильно писать письма

Тема: Отношения

Автор: Балыкин Александр

Комментарии 0

Мне нравится 7

Никто не требует, чтобы вы или кто-либо другой беспрекословно выполнял это руководство для пишущего письма. Однако соблюдение его приведет к тому, что вы и ваше окружение станете намного согласованнее в своих действиях, так как согласованность всегда рождается из общепринятых правил действия.

Любое управление начинается с коммуникации, поэтому совершенствование коммуникации улучшает управление.

ПИШУЩЕМУ ПИСЬМО:

1. Сформулируй цель своего сообщения, кратко, четко и логично изложи ее, после чего прочитай, как будто бы это читает тот, кому адресовано сообщение. При необходимости проведи коррекцию написанного сообщения.

2. Используй приемлемую для собеседника форму обращения. Фамильярность и надменность никогда не приносили успеха, зато уважение и признание – всегда приносят положительный результат.

3. Старайся в одном письме обсуждать не более трех вопросов. Не перегружай своего собеседника лишней информацией или подробностями, не относящимися к делу.

4. Не допускай иносказаний, намеков или того, что можно понять двояко. Если же ты сообщаешь свое мнение, напиши: «Мое мнение», если же сообщаешь факт, указывай время, место, событие, участников и другую точную информацию.

5. Избегай попыток выразить в письме свои эмоции. Буквы не передают чувств, их можно ощутить только при личном общении.

6. Помни всегда о том, что твое письмо могут прочитать все (и даже те, кого ты в письме ругаешь или против кого плетешь заговор). Будь конструктивен и доброжелателен, думая о том, чтобы твои предложения приносили пользу всем людям. Именно такой подход приносит наибольший результат в общении между людьми.

ОТВЕЧАЮЩЕМУ НА ПИСЬМО:

1. Всегда отвечай именно на те вопросы, которые тебе задал собеседник и лишь только после этого задавай свои вопросы или давай комментарии.

2. Если в письме есть иносказания, намеки или то, что можно понять двояко, обязательно задай проясняющие вопросы, иначе твой ответ может быть совершенно не в тему.

3. Не обещай помощи и не подразумевай возможность ее оказания, если для тебя нереально ее оказать.

4. Никогда не обрывай однажды начатого общения, ни при каких якобы очевидных для тебя обстоятельствах. И не вступай с собеседником в доказательство своей правоты; т.е., никогда не отвечай на бессознательное общение бессознательным общением.

5. Проявляй к собеседнику интерес и симпатию даже если он, по твоему мнению, испытывает к тебе негативные эмоции. Так как печатные буквы не передают эмоций пишущего, очень легко додумать то, чего может быть и нет.

6. Поддерживай с собеседником двустороннее общение: вопрос – ответ.

7. Стремись предоставлять собеседнику ту игровую роль, которую он желает иметь. Ожидая от человека, что он должен быть тем, кем ты желаешь, ты тем самым вводишь себя и его в заблуждение.

8. Не оправдывай свои ошибки, будь они реальные или воображаемые, а открыто и конструктивно разберитесь с собеседником и восстановите понимание. Помни, что удовольствие от взаимоотношения очень часто имеет приоритет над достижением заявленной цели.

9. Всегда стремись помочь, на уровне реальности собеседника. Оказывая помощь так, как ты считаешь правильно оказывать помощь, можно принести вред, а не помощь.

10. Всегда старайся ответить на письмо быстро: в течение двух суток. Если по каким-то обстоятельствам ты не можешь ответить в этот срок, сообщи причину и укажи срок, когда напишешь ответ.

---
С уважением,
Балыкин Александр Иванович